Espaçolaser eleva su eficiencia en el área administrativa con ZapSign

Espaçolaser es una reconocida cadena minorista especializada en servicios de depilación láser, que ha atendido a más de 5 millones de clientes y realizado más de 80 millones de procedimientos.

En esta trayectoria, han expandido su presencia más allá de las fronteras brasileñas, llegando a Argentina, Chile, Paraguay y Colombia. Con una sólida base de 580 tiendas propias en Brasil, 220 tiendas franquiciadas, aproximadamente 4800 empleados y una marca que destaca en el mercado desde hace 19 años, siendo considerada la mayor cadena de depilación láser del mundo.

Desafío

Espaçolaser enfrentaba desafíos operativos significativos, principalmente en el ámbito de contrataciones y despidos; la empresa reconoció la necesidad de digitalizar sus procesos en el sector de recursos humanos, extendiéndose al área jurídica y de tecnología de la información.

El proceso manual, afectado por la experiencia de la pandemia, generaba retrasos, vulnerabilidades en la seguridad y dificultades en la gestión de contratos y documentación. La búsqueda de agilidad y control llevó a Espaçolaser a considerar la implementación de una solución de firma electrónica para continuar con los procesos de contratación.

Cómo ZapSign logró satisfacer las demandas de Espaçolaser

La implementación de ZapSign trajo eficiencia operativa al área administrativa de la empresa. Los procesos que antes tomaban hasta 3 semanas se redujeron a solo unas pocas horas, especialmente en la etapa final de los contratos. La integración con el software en el departamento de recursos humanos, utilizando API, optimizó aún más el ahorro de tiempo y fue posible centralizar la información en un solo lugar.

Espaçolaser experimentó una mejora significativa en la seguridad de los documentos, eficiencia interna y en las negociaciones con los proveedores. La tecnología de firma electrónica proporcionó credibilidad, seguridad y agilidad en los trámites de la empresa. La emisión y monitoreo de facturas hasta la realización de transacciones en diferentes ubicaciones se convirtió en la nueva realidad.

La integración de ZapSign se llevó a cabo de manera colaborativa, considerando las necesidades específicas de Espaçolaser. Actualmente, las firmas se realizan directamente en la plataforma ZapSign por el departamento jurídico y a través de API, integrada con Protheus, por el departamento de recursos humanos.

Eficiencia en el BackOffice y ahorro de tiempo

Espaçolaser logró una reducción significativa del 88% en el tiempo de procesamiento de firmas en sus más de 40 mil documentos firmados en ZapSign. Este logro notable no solo revolucionó la eficiencia operativa, sino que también representó un ahorro financiero significativo de aproximadamente el 92%.

Al incorporar ZapSign en sus procesos, Espaçolaser ha logrado resultados significativos. La agilidad, el control operativo mejorado y la velocidad optimizada en los contratos marcaron una transformación fundamental en la eficiencia de la empresa. El uso de características como carpetas y subcarpetas facilitó la gestión y el control del flujo de documentos.

Estos cambios han establecido un nuevo estándar, destacándose como una ventaja estratégica para el futuro de Espaçolaser.