Explicación simple de la firma electrónica en México

En México, la firma electrónica es una herramienta esencial que permite identificar de manera segura a una persona que realiza una transacción o firma un documento en línea. Este mecanismo tiene la misma validez legal que la firma autógrafa en documentos físicos, facilitando los procesos digitales.

¿Qué es la firma electrónica?

Actualmente, en México, se aceptan consentimientos del tipo verbal, por medios electrónicos, ópticos u otra tecnología, o por signos inequívocos. Todo esto está contemplado en el artículo 1803 del Código Civil Federal mexicano.

El Código de Comercio, publicado en octubre de 1889 y reformado en marzo de 2018, establece las firmas electrónicas de la siguiente manera:

Artículo 89 - Los datos en forma electrónica consignados en un Mensaje de Datos, o adjuntados o lógicamente asociados al mismo por cualquier tecnología, que se utilizan para identificar al Firmante en relación con el Mensaje de Datos e indicar que el Firmante aprueba la información contenida en el Mensaje de Datos, tienen los mismos efectos jurídicos que la firma autógrafa y son admisibles como prueba en juicio.

Artículo 89 bis - No se negarán efectos jurídicos, validez o fuerza obligatoria a cualquier tipo de información por la sola razón de que esté contenida en un Mensaje de Datos. Estos mensajes pueden ser utilizados como medio probatorio en cualquier diligencia ante autoridad legalmente reconocida, y tendrán los mismos efectos jurídicos que la documentación impresa, siempre que los mensajes de datos se ajusten a las disposiciones de este Código y a los lineamientos normativos correspondientes.

Tipos de firmas electrónicas en México

En México, existen dos tipos principales de firmas electrónicas:

1. Firma Electrónica Simple (FES)

La FES es una alternativa simplificada que se verifica mediante un usuario y contraseña, identificando y facultando al usuario para firmar digitalmente. Existen dos subtipos:

• Grafía del firmante hecha en un dispositivo móvil o "pad" de firma.
• Validación mediante claves y contraseñas, utilizada comúnmente en transacciones bancarias online.

La plataforma de firma electrónica de ZapSign ofrece soluciones de FES mediante claves y contraseñas como validación del celular o correo electrónico mediante un código único enviado por SMS, WhatsApp o correo.

2. Firma Electrónica Avanzada (FEA)

También conocida como firma digital o e.firma, la FEA se realiza mediante un certificado de firma no repudiable, emitido por un Prestador de Servicios de Certificación (PSC). El Servicio de Administración Tributaria (SAT) define la FEA como un conjunto de datos asociados a un mensaje que aseguran la identidad del contribuyente y la integridad del mensaje. La FEA requiere un certificado digital expedido por el SAT o un PSC autorizado, garantizando integridad, no repudio, autenticidad y confidencialidad.

El Servicio de Administración Tributaria (SAT) define a la firma electrónica avanzada de la siguiente manera:

“La firma electrónica avanzada es un conjunto de datos asociados a un mensaje, que permiten asegurar la identidad del contribuyente y la integridad del mensaje (imposibilidad de modificarlo posteriormente). Además de contar con un certificado digital expedido por el SAT o por un prestador de servicios de certificación autorizada, esta firma tiene las cualidades de reconocimiento por el marco legal, y de fiabilidad técnica basada en infraestructura de llave publica, otorgando las garantías de Integridad, no repudio, autenticidad y confidencialidad.”

3. Firma Electrónica Cualificada (FEC)

La FEC es el nivel más alto de firma electrónica avanzada y se utiliza para documentos de alta importancia legal, como contratos y transacciones financieras. Para obtener una FEC, se requiere un riguroso proceso de validación de identidad y un certificado digital emitido por una Autoridad Certificadora reconocida por la Ley de Firma Electrónica Avanzada.

En México, la firma electrónica cualificada tiene la misma validez legal que la firma autógrafa, lo que significa que los documentos firmados electrónicamente con FEC son legalmente equivalentes a los documentos firmados en papel. A su vez, la Firma Electrónica Avanzada corresponde a la Firma Electrónica Cualificada.

Firma electrónica y la NOM 151

La Norma Oficial Mexicana (NOM) 151 establece los criterios y requisitos para asegurar que los documentos firmados electrónicamente no hayan sido alterados. La constancia de conservación de mensajes de datos es una serie de sellos digitales que permiten verificar la fecha y hora de firma del documento electrónico.

Constancia de conservación de mensajes de datos

De acuerdo con la NOM 151, una constancia de conservación de mensajes de datos es una serie de sellos digitales emitidos por un Prestador de Servicios de Certificación (PSC), que permiten verificar la fecha y hora de firma del documento electrónico.

Estas constancias también permiten acreditar ante cualquier tercero o autoridad la integridad del documento desde el momento en que se generaron dichos sellos. Es decir, se puede comprobar que el documento no ha sido modificado después de haber sido firmado por las partes involucradas.

En caso de que el documento original firmado haya sufrido alguna alteración, su algoritmo de autenticación (también llamado hash) será distinto y la modificación será comprobable.

El Prestador de Servicios de Certificación formará una constancia siguiendo el formato ASN.1 del RFC 3161, que se conformará de uno o más sellos digitales de tiempo.

Haz clic aqui para aprender a validar la integridad de un documento con la constancia de conservación

📕 Conoce más sobre la NOM-151 en el articulo NOM 151: Lo que necesitas saber sobre firmas electrónicas en México

Ventajas de la firma electrónica

La firma electrónica ofrece múltiples beneficios, incluyendo:

• Ahorro de tiempo y costos: Elimina la necesidad de imprimir, firmar y escanear documentos físicos. Esto reduce significativamente los gastos en papel, tinta y envíos, optimizando los recursos de la empresa.
• Mayor seguridad: Proporciona medidas adicionales de seguridad, como autenticación del firmante, cifrado del documento y verificación de la integridad. Esto asegura que los documentos no sean alterados o falsificados.
• Mayor conveniencia: Permite firmar documentos desde cualquier lugar y en cualquier momento, siempre que se tenga acceso a un dispositivo con conexión a internet. Esto es especialmente útil para personas que trabajan remotamente o viajan frecuentemente.
• Validez legal: Es legalmente válida en México, cumpliendo con los requisitos establecidos en la Ley de Firma Electrónica Avanzada. Los documentos firmados electrónicamente tienen el mismo valor legal que los firmados en papel.
• Fomenta la digitalización: Promueve la adopción de tecnologías digitales en los procesos empresariales, aumentando la eficiencia y productividad. Esto facilita la transformación digital de las organizaciones y mejora la competitividad.
• Acceso y almacenamiento eficiente: Los documentos firmados electrónicamente pueden ser almacenados digitalmente, facilitando su acceso, búsqueda y gestión. Esto reduce la necesidad de espacio físico para archivos y simplifica la organización documental.
• Reducción del impacto ambiental: Al disminuir el uso de papel y otros materiales físicos, la firma electrónica contribuye a la sostenibilidad y la reducción del impacto ambiental de las empresas.
• Mejora en la colaboración: Permite una colaboración más fluida entre equipos y socios comerciales, ya que los documentos pueden ser firmados y compartidos instantáneamente, sin los retrasos asociados con el envío de documentos físicos.
• Cumplimiento y auditoría: Facilita el cumplimiento normativo y la auditoría, ya que todos los documentos electrónicos firmados pueden ser rastreados y verificados fácilmente, asegurando la transparencia y la conformidad con las regulaciones.
  
  

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