Comprende qué es la gestión de procesos organizacionales y cómo aplicarla

Uno de los mayores activos de cualquier empresa que ofrece productos o servicios son sus clientes. Para conquistarlos hay que causarles una buena impresión desde el primer contacto con ellos, lo que requiere una gestión de procesos impecable. Esto nos lleva al tema de este post: gestión de procesos organizacionales.

Sin embargo, ¿sabes qué procesos hay dentro de una organización? Si bien algunos conocen el concepto, no todos saben cómo aplicarlo de manera estratégica y eficiente, lo que nos llevó a producir este artículo.

¡Siga leyendo, ya que le presentaremos lo que realmente significa administrar procesos organizacionales y consejos sobre cómo ponerlos en práctica!

¿Qué son los procesos organizacionales?

Los procesos organizacionales involucran actividades que están vinculadas entre sí, además de contar con personas que realizan los procedimientos y operan los instrumentos que son parte de ellos.

En la práctica, este proceso transforma los insumos (insumos) en productos (productos o servicios) que satisfacen las necesidades del cliente, además de generar resultados para la empresa.

¿Cómo se dividen los procesos organizacionales?

Básicamente, hay tres categorías que se refieren a la división de los procesos organizacionales. Son ellos:

• Procesos de gestión: corresponden a la gestión estratégica de la empresa para hacerla alcanzar sus metas y objetivos;
• Procesos finalistas: se refieren al funcionamiento corporativo, además de involucrar los insumos que generan los productos;
• Procesos de apoyo: involucra los recursos necesarios para el desarrollo de todos los procesos de la empresa.

¿Qué es la jerarquía de gestión de procesos?

Para que la gestión de una empresa (independientemente de que sea pequeña, mediana o grande) está bien ejecutado, necesita priorizar las acciones más importantes en la jerarquía. En la gestión de procesos no es diferente. A continuación presentamos cómo se ordenan de mayor a menor.

Macroprocesos

Suelen involucrar a dos o más sectores de la empresa y sus acciones tienen un impacto directo en los resultados del negocio, por lo que se ubican en la parte superior de la jerarquía.

Procesos

Los procesos apuntan a lograr un objetivo específico y, para ello, se valen de tareas de subprocesos. Al igual que los proyectos, los procesos tienen un principio, un medio y un final. Generalmente, comienzan con la entrada del insumo y terminan con la entrega final al cliente.

Subprocesos

Cuando los procesos tienen una alta complejidad, es necesario dividirlos en subprocesos para que se ejecuten de forma organizada.

Actividades

Descendiendo en la jerarquía, las actividades ocurren dentro de subprocesos y tienen una complejidad media. Suelen ser realizados por departamentos específicos que tienen un objetivo determinado que cumplir.

Tareas

Finalmente, las tareas presentan un conjunto de trabajos que deben realizarse. Para que se realicen con precisión, es necesario tener claridad sobre lo que se debe hacer dentro del plazo establecido.

¿Qué es la gestión de procesos organizacionales?

La gestión de procesos organizacionales consiste en organizar y administrar los recursos y procesos necesarios para ponerlos en práctica y generar valor. Durante esta gestión es necesario garantizar la calidad, responsabilidad y control de las entradas y salidas para alinear la estrategia y objetivos que tiene la empresa u organización y coordinar el trabajo de los colaboradores involucrados.

¿Cuáles son las etapas de la gestión de procesos organizacionales?

Definimos como procesos las actividades secuenciadas que se repiten continuamente y siempre siguiendo un patrón cuyo objetivo es incrementar la percepción de valor empresarial. Aquí te indicamos los 5 pasos que los constituyen.

• Iniciación: Se refieren a los primeros pasos para la ejecución de un nuevo proceso. Tener en cuenta las metas que la organización quiere alcanzar, ya que serán la base de la planificación en esta etapa inicial.
• Planificación: Aquí, comienzas a estructurar todas las fases del proceso. Al igual que un proyecto, debe tener un principio, un medio y un final. Sin embargo, mientras un proyecto está terminado, el proceso continúa realizándose de manera continua.
• Ejecución: Cuando el plan está listo, es hora de ponerlo en acción. Para que esto suceda, seleccione las personas que serán responsables de cada tarea dentro de las fases. Los criterios para esta selección variarán según el tipo de gestión elegido, funcional o sistémico, como explicaremos más adelante.
• Monitoreo: Para asegurarse de que el trabajo se está haciendo bien, haga un seguimiento periódico de las acciones. Este punto también puede estar a cargo de los líderes de cada equipo.
• Cierre: El último paso corresponde a la finalización del proceso. Sin embargo, como dijimos anteriormente, esto no significa que el trabajo haya terminado, debe continuar poniéndose en práctica.

¿Cuál es la importancia de la gestión de procesos organizacionales?

Por mucho que seas un buen administrador de tu negocio, la verdad es que toda gestión tiene fallas que pueden dificultar su crecimiento. Por ejemplo.

Al ejecutar los procesos, podrá ver con mayor claridad cuáles son estos cuellos de botella e identificar las formas más eficientes de solucionarlos, lo que hará que su oferta sea más atractiva de cara al mercado.

Además, otra importancia pasa por optimizar el tiempo de los empleados, haciéndolos realizar tareas que realmente generen valor e impacten positivamente a la empresa.

¿Cuáles son los tipos de procesos organizacionales?

Hay dos tipos de gestión de procesos organizacionales: funcional y sistémico. Ahora veamos cómo funciona cada uno.

Gestión funcional

Este tipo de proceso organizacional, como su nombre lo dice, se enfoca en la parte funcional dentro de una empresa. Tiene en cuenta los procesos de trabajo aplicados en la organización según cada sector.

Cuando esta gestión se pone en práctica, el director comercial no ve a los departamentos como equipos cooperativos, sino como equipos dependientes que no tienen relación con los demás.

Por ejemplo: tanto como los sectores deMarketing y las ventas trabajan codo a codo, en este modelo de gestión, los líderes de cada departamento deben enfocarse únicamente en los puntos que necesitan lograr por separado y no juntos.

Este es un proceso que se aplica en la mayoría de las empresas siempre que los equipos tengan claramente definidos los objetivos que se deben alcanzar, sin necesidad de tener en cuenta la visión macro del negocio.

Manejo sistémico

Aquí hay mayor dinamismo en las relaciones porque se valora el trabajo en equipo. Por lo tanto, los empleados terminan pensando y actuando más allá de la caja, es decir, no se limitan a sus funciones principales.

Este es un tipo de gestión comúnmente visto en empresas que están en constante transformación, especialmente en términos de mejorar los productos o servicios ofrecidos.

Para que esto suceda, los procesos deben ser muy claros, monitoreados y enfocados en el cliente, ya que sus necesidades servirán de base para cambios en tu oferta.

Por lo tanto, a diferencia de la gestión funcional, en la gestión sistémica existe una interacción entre los responsables de cada sector dentro de la empresa, ya que todos ellos apuntan a la satisfacción del cliente.

Las empresas que apuestan por este tipo de gestión deben tener cuidado a la hora de elegir a sus empleados, ya que todos deben tener un perfil adaptable a los cambios.

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¿Cuáles son los beneficios de la gestión de procesos organizacionales?

Una vez que ponga en marcha la gestión de procesos, notará algunas ventajas como las que enumeramos a continuación.

Mayor productividad: Al identificar los errores que se deben corregir y las tareas realmente necesarias para el crecimiento de la empresa, podrá enfocarse en lo más importante, además de evitar la repetición de tareas. Esto aumenta la productividad de sus empleados ya que se dan cuenta de que el trabajo realizado por ellos es realmente eficiente e importante.

Reducción de costos: Su flujo de efectivo también opera con control de entrada y salida, pero ¿son todos necesarios? Durante la gestión de procesos, se empieza a ver qué es prescindible en términos de servicios y materiales pagados cada mes, lo que, como consecuencia, conduce a la reducción de costos.

Mejor control: Teniendo en cuenta que la gestión de procesos se aplica de forma continua, esto hace que estos sigan un patrón y se realicen de forma automática. Por mucho que tengas manuales y tutoriales sobre cómo hacer bien el trabajo, la gente tiende a apegarse a estas pautas poniéndolas en práctica, lo que facilita que el gerente controle estas acciones.

Más visibilidad: ¿Tiene alguna idea de qué hace exactamente cada miembro de su empresa y qué hacen? Es común, en el ambiente corporativo, ver a un empleado cumpliendo una tarea que no parece tener sentido hasta que le preguntas "¿Por qué estás haciendo esto?". Al aplicar la gestión por procesos, ya no se dan este tipo de situaciones, ya que cada uno tiene bien definido lo que tiene que hacer.

La mejor experiencia del cliente: Con la mejora de estos procesos, la consecuencia no podía ser otra que una experiencia de cliente ejemplar.

Al fin y al cabo, se perciben procesos más ágiles y coordinados en todas las tareas empresariales, lo que incluye la atención al cliente. Cuando vean esta excelencia, estarán más dispuestos a hacer negocios con usted.

Consejos para poner en práctica la gestión de procesos

Finalmente, te traemos algunos consejos que debes tener en cuenta a la hora de gestionar los procesos organizacionales. Son ellas:

• Vista general del proceso: las fases de iniciación y planificación son importantes precisamente porque te dan una visión macro de los procesos y sus tareas;
• Alineación con el objetivo de la empresa: insistimos nuevamente en este punto porque debe ser recordado todos los días a medida que se realizan los procesos;
• Revisar periódicamente las métricas: establezca un tiempo dedicado para analizar los procesos, semanal, quincenal o mensual, por ejemplo, para verificar el progreso de los procesos.

Siguiendo las pautas que te hemos traído en este artículo, podrás administrar adecuadamente los procesos organizacionales en tu empresa.

También destacamos que es importante contar con buenas herramientas para gestionar este trabajo, como un ERP.