Explicación simple de la firma electrónica en Colombia

La firma electrónica es un término que cada vez escuchamos con más frecuencia, especialmente en el contexto de la digitalización y la tecnología. En Colombia, la firma electrónica es un recurso cada vez más utilizado en transacciones y trámites digitales, lo que ha llevado a muchas personas a preguntarse qué es exactamente y cómo funciona. En este artículo, proporcionaremos una explicación simple de la firma electrónica en Colombia.

¿Qué es la firma electrónica en Colombia?

La firma electrónica es una herramienta que permite identificar a una persona en el ámbito digital y garantizar la autenticidad e integridad de los documentos y transacciones que se realizan por medios electrónicos. En Colombia, las leyes que regulan la firma electrónica son:

• Ley 527 de 1999 que regula el comercio electrónico y sienta las bases para la existencia y exigibilidad de las firmas digitales.
• Decreto 2364 de 2012 que diferencia entre firma electrónica y firma digital como tipo específico de firma electrónica.

¿Cómo funciona la firma electrónica en Colombia?

La firma electrónica en Colombia tiene la misma validez legal que la firma manuscrita siempre y cuando cumpla con los requisitos establecidos por la ley. Estos requisitos incluyen la identificación del firmante, la integridad del documento firmado, la no repudiación de la firma y la confidencialidad de los datos. Una firma electrónica se considera confiable si:

• Los datos utilizados para la creación de la firma son propiedad exclusiva del firmante;
• Es posible detectar cualquier modificación no autorizada del mensaje de datos después del mensaje de datos fue firmado

Cómo las Plataformas de Firma Electrónica Cumplen con los Requisitos Legales en Colombia

En Colombia, la firma electrónica es un recurso vital que ha simplificado drásticamente los procesos de negocios y ha fortalecido la seguridad jurídica. Para que una firma electrónica sea legalmente válida en este país, es esencial que cumpla con los requisitos establecidos por la legislación. A continuación, exploraremos cómo las plataformas de firma electrónica, como Zapsign, cumplen rigurosamente con estos requisitos y garantizan la validez legal de los documentos firmados electrónicamente.

1. Consentimiento Informado

La obtención del consentimiento informado es el primer paso crucial en cualquier proceso de firma electrónica. Las plataformas de firma electrónica, como ZapSign, facilitan este requisito al permitir que las partes revisen a fondo los documentos antes de firmar. Esto garantiza que todas las partes involucradas estén plenamente informadas y hayan dado su consentimiento explícito para utilizar la firma electrónica en el proceso.

2. Identificación del Firmante

La identificación precisa del firmante es fundamental para la validez de la firma electrónica en Colombia. Las plataformas de firma electrónica implementan sólidas medidas de autenticación para asegurar que la persona que firma es realmente quien dice ser. Factores para identificar al firmante varían según el grado de seguridad que se requiera. Para documentos básicos se capturan datos del firmante como por ejemplo IP, geolocalización, dispositivo y firma en la pantalla. Otros métodos más avanzados que ayudan a las empresas a tener mayores pruebas de la identidad del firmante son: códigos únicos enviados por correo electrónico o mensaje de texto, reconocimiento facial, contraseñas, entre otros. 

3. Integridad del Documento

La integridad del documento es esencial para la validez de la firma electrónica. Las plataformas de firma electrónica utilizan avanzadas técnicas criptográficas para garantizar que el contenido del documento no sea alterado después de la firma. ZapSign, por ejemplo, aplica firmas electrónicas avanzadas que hacen que cualquier modificación en el documento sea detectable, garantizando así la integridad del contenido. La integridad del documento se puede verificar en Adobe en el panel de control de firmas o en el autenticador de ZapSign donde se puede descargar el documento firmado. 

4. Registro de Transacciones

El registro detallado de transacciones es un requisito legal importante. Las plataformas de firma electrónica, como Zapsign, generan registros completos de todas las transacciones de firma electrónica. Esto incluye un historial detallado de quién firmó, cuándo se realizó la firma y qué documento se firmó. Estos registros son fundamentales para la rendición de cuentas y pueden ser utilizados en auditorías y en la resolución de disputas legales.

En resumen, las plataformas de firma electrónica, como ZapSign, están diseñadas específicamente para cumplir con los estrictos requisitos legales de Colombia en cuanto a la firma electrónica. Facilitan el consentimiento informado, garantizan la identificación del firmante, protegen la integridad del documento y registran de manera precisa todas las transacciones. Utilizando estas plataformas, las instituciones y las empresas pueden realizar procesos de firma electrónica de manera eficiente y segura, cumpliendo al mismo tiempo con las exigencias legales colombianas y asegurando la validez legal de sus documentos.

Tipos de firma electrónica en Colombia

Existen distintos tipos de firma electrónica reconocidos en Colombia, que varían en términos de seguridad y nivel de autenticidad:

1. Firma electrónica simple: Este tipo de firma se utiliza para documentos o transacciones que no requieren un nivel alto de seguridad. Permite identificar al firmante a través de métodos como códigos, contraseñas, datos biométricos, o claves de un solo uso.

2. Firma electrónica certificada: La firma electrónica avanzada es un tipo de firma que se utiliza para documentos o transacciones que requieren un nivel de seguridad más alto. Para generar este tipo de firma, se requiere un certificado digital expedido por una entidad de certificación acreditada por la Superintendencia de Industria y Comercio.

¿Cómo se utiliza la firma electrónica en Colombia?

La firma electrónica se utiliza en Colombia en una gran variedad de trámites y transacciones, tanto en el ámbito público como privado. Algunos de los usos más comunes de la firma electrónica en Colombia son:

1. Firmar contratos y acuerdos en línea
2. Presentar documentos ante entidades gubernamentales
3. Realizar transacciones bancarias en línea
4. Firma de declaraciones tributarias y otros trámites fiscales