NOM 151: Lo que necesitas saber sobre firmas electrónicas en México

En el mundo digital actual, la seguridad de las transacciones electrónicas y la autenticidad de los documentos son aspectos fundamentales. México reconoce la importancia de estos temas y ha establecido la Norma Oficial Mexicana (NOM) 151-SCFI-2016 para regular los Proveedores de Servicios de Certificación (PSC) y la firma electrónica. En este artículo, exploraremos en qué consiste la NOM-151-SCFI-2016, su propósito, quién la regula, qué es un PSC y cómo se relaciona con la firma electrónica.

La NOM-151: ¿Qué es y para qué sirve?

La NOM-151-SCFI-2016 es una norma establecida por la Secretaría de Economía de México para regular los PSC y la firma electrónica. Su objetivo principal es garantizar la autenticidad, integridad y confidencialidad de los documentos electrónicos, así como establecer los requisitos para los PSC que emiten certificados digitales.

La norma tiene la finalidad de establecer los requisitos que deben cumplirse para la conservación de mensajes de datos y la digitalización de documentos. La NOM 151 exige que los documentos firmados electrónicamente tengan una constancia de conservación para identificar la fecha y hora de la firma y además que el documento no haya sido modificado después de la firma.

Regulación y autoridad responsable

La autoridad encargada de regular la NOM-151-SCFI-2016 es la Secretaría de Economía de México. Esta entidad se encarga de vigilar el cumplimiento de la normativa y promover el uso adecuado de la firma electrónica en el país.

Es importante subrayar que el Código de Comercio permite que las empresas utilicen medios electrónicos para firmas de contratos y convenios, siempre que sea en cumplimiento con la NOM 151, o bien cuando la ley requiera que la información sea presentada y conservada en su forma original. Este requisito se cumplirá si:

• Existe garantía confiable de que se ha conservado la integridad de la información desde el momento en que se generó por primera vez, ya sea como mensaje de datos o en alguna otra forma.
• La información puede mostrarse a la persona a la que se deba presentar, cuando sea necesario.

¿Cómo se relaciona la NOM-151 con la firma electrónica?

La firma electrónica es una herramienta fundamental para la realización de transacciones comerciales y administrativas en línea. Permite la autenticación de la identidad de las partes que participan en una transacción y garantiza la integridad y confidencialidad de la información que se intercambia. La NOM-151 establece los requisitos que deben cumplir los PSC para emitir certificados digitales y garantizar la seguridad de las transacciones que se realizan en línea.

Los prestadores de servicios de firma electrónica en México, deben cumplir con los requisitos exigidos por la NOM-151. Para esto, deben recurrir a los Prestadores de Servicios de Certificación (PSC), quienes emitirán la constancia  de conservación de mensajes de datos y sellos de tiempo.

Proveedores de servicios de certificación (PSC)

Un Proveedor de Servicios de Certificación (PSC) es una entidad autorizada por la Secretaría de Economía para emitir certificados digitales. Estos certificados son utilizados para identificar a las partes involucradas en una transacción electrónica y garantizar la autenticidad de los documentos firmados electrónicamente.

Los PSC deben cumplir con los requisitos establecidos por la NOM-151 y someterse a auditorías periódicas para verificar su cumplimiento. Estos proveedores desempeñan un papel fundamental en la infraestructura de la firma electrónica en México.

Beneficios de la digitalización de las empresas

En la era digital en la que vivimos, las empresas se enfrentan a una creciente competencia y a un entorno en constante cambio. Para mantenerse relevantes y competitivas, muchas empresas están optando por la digitalización, es decir, la transformación de sus procesos y operaciones de negocios mediante la tecnología digital. La digitalización puede traer una gran cantidad de beneficios a las empresas, desde aumentar la eficiencia y la productividad hasta mejorar la satisfacción del cliente y reducir costos a largo plazo. En este artículo, exploraremos algunos de los principales beneficios de la digitalización de las empresas y cómo pueden ayudar a impulsar tu negocio.

Aumento de la eficiencia y productividad: La digitalización puede mejorar significativamente la eficiencia y productividad de las empresas al automatizar procesos manuales y optimizar flujos de trabajo. Los procesos manuales son propensos a errores humanos, lo que puede retrasar el tiempo de producción y aumentar los costos. Al automatizar estos procesos, las empresas pueden reducir los errores, aumentar la velocidad y ahorrar tiempo y dinero. Además, la digitalización puede facilitar la colaboración y la comunicación entre departamentos y equipos, lo que puede mejorar la coordinación y reducir la duplicación de esfuerzos.

Mejora de la toma de decisiones: La digitalización también puede mejorar la toma de decisiones al proporcionar acceso a información en tiempo real y a herramientas analíticas avanzadas. Las empresas pueden utilizar herramientas de análisis de datos para identificar patrones y tendencias en sus operaciones y en el mercado, lo que puede ayudarles a tomar decisiones más informadas y estratégicas. Además, la digitalización puede proporcionar un mayor acceso a información sobre los clientes, lo que puede permitir una personalización más efectiva y una mejor satisfacción del cliente.

Mejora de la satisfacción del cliente: Hablando de satisfacción del cliente, la digitalización también puede mejorarla. Los clientes esperan una experiencia más personalizada y conveniente en la era digital, y las empresas que no cumplan con estas expectativas pueden quedarse atrás. La digitalización puede proporcionar una mayor personalización a través del análisis de datos y la automatización de procesos. Las empresas pueden utilizar chatbots para ofrecer un servicio al cliente más rápido y eficiente, o pueden personalizar las ofertas de productos y servicios en función de las preferencias de los clientes.

Reducción de costos: La digitalización puede incluso reducir costos a largo plazo al reducir el uso de papel y otros recursos. Al automatizar procesos y reducir el uso de papel, las empresas pueden ahorrar en costos de suministros y reducir su huella de carbono. Además, la digitalización puede reducir los costos de almacenamiento y transporte de documentos físicos, así como los costos de gestión de los mismos.

¿Cómo ZapSign cumple con la NOM-151?

En México, ZapSign ofrece una solución de firma electrónica para ayudar a las empresas a cumplir con los requisitos legales y normativos de los contratos electrónicos. Nuestra tecnología de firma electrónica garantiza la autenticidad e integridad de los documentos digitales y es compatible con múltiples tipos de documentos, desde contratos y acuerdos hasta facturas y estados financieros.

Nuestra plataforma de firma electrónica es fácil de usar y segura, lo que permite a los usuarios firmar documentos desde cualquier lugar y en cualquier momento. No se requiere la presencia física de los firmantes, lo que ahorra tiempo y recursos. Además, estamos comprometidos con la privacidad y confidencialidad de los datos y cumplimos con los más altos estándares de seguridad de la industria.

Se pueden obtener todos estos beneficios y más con el servicio de firma electrónica de ZapSign que se encuentra integrado con PSC World un PSC autorizado por la Secretaría de Economía. De esta forma, los documentos firmados con ZapSign en México cuentan con una constancia de conservación  emitida por un PSC dando cumplimiento a la NOM-151 que permiten verificar la fecha y hora de firma del documento electrónico. También permiten acreditar ante cualquier tercero o autoridad la integridad desde el momento en que se generaron dichos sellos. Es decir, comprueba que el documento no ha sido modificado después de haber sido firmado por las partes.

Conclusión

En conclusión, la NOM-151-SCFI-2016 es una norma fundamental para garantizar la seguridad y confidencialidad de las transacciones que se realizan en línea en México. Esta norma establece los requisitos que deben cumplir los PSC para emitir certificados digitales y garantizar la autenticidad y validez de los documentos electrónicos. Cumplir con esta regulación es primordial para garantizar la confianza de los usuarios en los certificados emitidos y fomentar el uso de la firma electrónica como un medio seguro y confiable para la realización de transacciones comerciales y administrativas en línea.