¿Cuál es la diferencia entre la firma electrónica y una firma digital?

La tecnología está transformando la forma en que las empresas en Latinoamérica operan y gestionan sus documentos. La adopción de soluciones tecnológicas se ha vuelto esencial para mejorar la rentabilidad, el crecimiento y la experiencia del usuario. Uno de los elementos clave en este proceso es la firma electrónica, una herramienta que a menudo se confunde con la firma digital. Es fundamental entender la diferencia entre ambas para aprovechar al máximo sus beneficios. En este artículo, exploraremos en detalle qué es una firma electrónica y una firma digital, sus diferencias, y cuándo es recomendable utilizar cada una.

En la era digital, la transformación empresarial se ha acelerado, con un crecimiento significativo en la adopción de tecnologías avanzadas. Según estudios recientes, el 85% de las empresas en Latinoamérica ha incrementado su inversión en soluciones tecnológicas. La digitalización de procesos es esencial para mantenerse competitivo en un entorno empresarial en constante evolución. En este contexto, la firma electrónica juega un papel crucial al simplificar y agilizar la gestión de documentos, reduciendo costos y mejorando la eficiencia operativa.

No obstante, es común que se confunda la firma electrónica con la firma digital. Para aprovechar plenamente estas herramientas, es esencial comprender sus diferencias y aplicaciones específicas.

¿Qué es una firma electrónica?

La firma electrónica es un método legalmente aceptado para firmar documentos de manera electrónica en lugar de hacerlo en papel. Para que una firma electrónica sea válida, debe cumplir con ciertas condiciones, como garantizar la integridad del documento, contar con el consentimiento informado del firmante y permitir la asociación de la identidad del firmante con la firma electrónica. Las empresas especializadas en firma electrónica desempeñan un papel crucial en garantizar que estos requisitos se cumplan adecuadamente.

¿Cómo se puede identificar al firmante con una firma electrónica? La identificación puede variar según el nivel de seguridad requerido, pero por lo general, se pueden obtener datos por medio de la tecnología como IP, geolocalización, dispositivo, fecha y hora de firma. Además, se puede tener un seguimiento del documento cómo a que correo fue enviado, la hora que se visualizo y se firmo. Sin embargo, es importante destacar que la simple captura de una imagen de una firma escrita a mano no cumple con el requisito de integridad del documento.

Diferentes tipos de firma electrónica

En Latinoamérica, existen principalmente dos tipos de firmas electrónicas: la firma electrónica simple y la firma electrónica avanzada o digital. Ambas tienen validez jurídica, pero se diferencian en cuanto a su nivel de seguridad y atributos. Para conocer más sobre la regulación de cada país te invitamos a leer la Guía de Legalidad de la Firma Electrónica

Firma electrónica simple

La firma electrónica simple es una opción básica, ideal para procesos de bajo o medio riesgo, donde se busca facilitar el proceso de firma. Ejemplos de su aplicación incluyen la autorización de tratamiento de datos personales o la aceptación de propuestas comerciales. Esta firma se verifica mediante los datos electrónicos capturados en el momento de la firma.

¿Cuándo se recomienda usarla? La firma electrónica simple es adecuada para procesos de bajo o medio riesgo, donde la fricción entre los firmantes debe ser mínima. Para aumentar la seguridad, se pueden agregar métodos de autenticación, como el envío de un código de verificación al correo electrónico o al celular del firmante. Si la empresa busca cerrar clientes más rápidamente y eliminar el obstáculo de reunirse presencialmente para firmar el contrato, la firma electrónica simple es ideal. 

En caso de que sea necesario recurrir a un juez para validar un documento firmado con una firma electrónica simple, la responsabilidad recae en el creador del documento. Deben proporcionar todos los datos electrónicos para demostrar la veracidad de la firma. Algunas empresas ofrecen métodos adicionales, como el envío de un código de verificación al correo electrónico o al celular del firmante, para aumentar la seguridad de la firma. Uno de los diferenciales de ZapSign son los múltiples métodos de identificar al firmante que se pueden activar. Por ejemplo: verificar correo, verificar celular, reconocimiento facial, foto del rostro, entre otros.

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Firma electrónica avanzada o digital

La firma electrónica avanzada o digital es un nivel superior en términos de seguridad y atributos. Este tipo de firma se utiliza en procesos de alto riesgo, como la venta de inmuebles o préstamos bancarios de alto valor. En algunos países, ciertos documentos no pueden ser firmados con una firma electrónica simple, sino que requieren una firma electrónica avanzada, digital o manuscrita.

Existen dos enfoques principales para la firma electrónica avanzada, y esto depende de la legislación de cada país. En el primero, una entidad certificada por el gobierno crea una clave única al momento de la firma, después de verificar la identidad del firmante a través de preguntas específicas que solo él o ella debe conocer, como datos financieros o dirección de residencia.

El segundo enfoque implica el uso de un certificado digital propio en algunos países, como México, Chile, Brasil o Argentina. El firmante posee un archivo o dispositivo que contiene su certificado digital, que se utiliza al firmar documentos. La firma digital cuenta con la ventaja del "no repudio", lo que significa que el firmante debe demostrar que no firmó el documento en caso de disputa.

¿Cuándo se recomienda usarla? La firma electrónica avanzada es recomendable para procesos de alto riesgo, donde la seguridad y la autenticación son fundamentales, como en la venta de bienes raíces o la aprobación de préstamos bancarios de alto valor. Aunque su implementación puede ser más compleja tecnológicamente, la elección entre seguridad y la comodidad de los firmantes debe sopesarse considerando el nivel de riesgo involucrado. Además, es de vital importancia considerar la adopción del certificado digital en la población del país porque no todas las personas cuentan con uno.

Resumen

En resumen, la firma electrónica y la firma digital son herramientas valiosas para simplificar la gestión de documentos y mejorar la eficiencia operativa de las empresas en Latinoamérica. La elección entre una firma electrónica simple y una firma electrónica avanzada depende del nivel de seguridad requerido y la naturaleza del proceso. Ambas son legalmente válidas, pero la firma electrónica avanzada proporciona un nivel superior de seguridad y atributos, lo que la hace recomendable para procesos de alto riesgo. Comprender la diferencia entre estos dos tipos de firmas es fundamental para tomar decisiones informadas y aprovechar al máximo estas soluciones tecnológicas en el entorno empresarial actual.