Firmas Electrónicas en Uruguay

En Uruguay, las firmas electrónicas y las firmas digitales se utilizan comúnmente en los negocios y transacciones comerciales. En general, cualquier documento que requiera firma podrá ser firmado con una firma electrónica, ya que, de acuerdo al marco regulatorio de Uruguay, las firmas electrónicas pueden reemplazar las firmas manuscritas.

En ZapSign creemos en la utilidad del uso de tecnología en los procesos, por eso ofrecemos nuestro servicio de firma electrónica simple a las empresas para que firmen sus documentos de manera ágil y con validez jurídica.

Firma electrónica simple o común

La firma electrónica simple constituye la forma más básica de firma electrónica y no requiere un proceso de autenticación o certificación especial. Se emplea comúnmente en transacciones en línea cotidianas o en acuerdos entre partes distantes físicamente. Puede ser tan sencilla como la inclusión del nombre de las partes en un documento digital o la marcación de una casilla para indicar su aceptación.

Según la legislación uruguaya, la firma electrónica simple se define como "los datos en forma electrónica anexos a un documento electrónico o asociados de manera lógica con el mismo, utilizados por el firmante como medio de identificación".

Para que esta forma de firma tenga validez jurídica, la ley requiere que sea reconocida como válida por las partes que la emplean o que haya sido aceptada por la persona ante quien se presenta el documento. Por lo tanto, las partes deben incorporar una cláusula contractual en la que reconozcan la validez de la firma electrónica utilizada y establezcan las condiciones para su aceptación. Esta cláusula debe incluir:

i) La aceptación expresa de su uso por parte de las partes.
ii) La identificación específica de la tecnología o mecanismo utilizado para la firma (por ejemplo, código OTP).
iii) La confirmación de que su utilización tendrá la misma validez y efectos legales que una firma física, manuscrita o autógrafa.

Es relevante señalar que, al carecer de un control externo que garantice la identidad del firmante, en caso de que una de las partes desconozca la firma electrónica simple, corresponderá a la otra parte probar su validez como expresión de la voluntad de quien la utilizó.

Firma electrónica avanzada o digital

La firma electrónica avanzada emplea mecanismos de autenticación y seguridad más robustos, como certificados digitales emitidos por autoridades certificadoras confiables. Se utiliza en transacciones y documentos que requieren un nivel más alto de seguridad y confianza. Según la ley uruguaya, la firma electrónica avanzada debe cumplir con los siguientes requisitos:

i) Permitir la identificación unívoca del firmante.
ii) Ser creada por medios que el firmante puede mantener bajo su exclusivo control.
iii) Ser susceptible de verificación por terceros.
iv) Estar vinculada a un documento electrónico, de manera que cualquier alteración posterior sea detectable.
v) Haber sido creada utilizando un dispositivo técnicamente seguro y confiable.
vi) Estar basada en un certificado reconocido válido en el momento de la firma.

Para el correcto funcionamiento de este tipo de firma, y con el fin de establecer un control externo, la ley ha creado la figura del "Prestador de Servicios de Certificación Acreditado". Estos prestadores de servicios de firma electrónica avanzada, debidamente registrados ante la Unidad de Certificación Electrónica (UCE), son responsables de validar la identidad del firmante.

La firma electrónica avanzada tiene la misma validez y eficacia que la firma autógrafa en documentos públicos o privados con firmas certificadas, por lo que no requiere un acuerdo previo entre las partes para ser aceptada. Es decir, no es necesario incluir una cláusula contractual para considerarla válida.

Es importante destacar que la firma electrónica avanzada no proporciona certeza en cuanto a la fecha de otorgamiento de la firma, a menos que el prestador de servicios ofrezca expresamente el servicio de fechado electrónico.

Casos de uso de la firma electrónica simple en Uruguay

• Documentos de recursos humanos como contratos regulares de empleo, acuerdos de no divulgación, acuerdos de invención de empleados, avisos de privacidad, documentación de beneficios y otros procesos de incorporación de nuevos empleados.
• Acuerdos comerciales entre entidades corporativas, incluyendo acuerdos de no divulgación, órdenes de compra, confirmaciones de pedido, facturas, otros documentos de adquisiciones, acuerdos de venta, acuerdos de distribución, acuerdos de servicio.
• Acuerdos con consumidores, incluyendo documentos para la apertura de nuevas cuentas minoristas, términos de venta, términos de servicio, licencias de software, órdenes de compra, confirmaciones de pedido, facturas, documentación de envío, manuales de usuario, políticas.
• Acuerdos de arrendamiento residencial y comercial, excepto los avisos de terminación relacionados con contratos de arrendamiento residencial.
• Acuerdos de licencia de software.
• Licencias de derechos de autor, patentes y marcas registradas.
• Transferencias de propiedad intangible (por ejemplo, asignaciones de patentes y derechos de autor).

Casos de uso de la firma electrónica avanzada en Uruguay

• Cualquier contrato que establezca obligaciones con un valor superior a 100 Unidades Reajustables (aproximadamente USD 2,856) (Artículo 1595 del Código Civil uruguayo).
• Contratos laborales o contratos laborales que estipulen un plazo definido (jurisprudencia).
• Acuerdos sobre intereses en Contratos de Préstamo (Artículo 2205 del Código Civil uruguayo).
• Acuerdo de conciliación (Artículo 2147 del Código Civil uruguayo).
• Contratos de arrendamiento de propiedades rurales y aparcería (Ley 14.384).
• Contratos de seguro (Artículo 644 del Código Comercial uruguayo).

En setiembre del 2009 se aprobó la ley 18600 que regula el régimen del documento y la firma electrónica, habiéndose reglamentado a través de los  decretos Nº 276/013 de 03/09/2013, Nº 36/012 de 08/02/2012 y Nº 436/011 de 08/12/2011.

La ley 18.600 en su artículo 1, establece su admisibilidad, validez y eficacia jurídica. La legislación uruguaya admite dos tipos de firma electrónica, la avanzada y la común o simple.  

Nota: ZapSign no puede proporcionar asesoría legal. Sugerimos consultar a un abogado con respecto a sus cuestiones legales.