Plataformas para integrar varias herramientas y automatizar procesos

En la actualidad, la eficiencia es un factor clave para el éxito de cualquier empresa. Con la competencia cada vez más fuerte, las empresas deben encontrar formas de ser más productivas y ahorrar tiempo y recursos para destacarse en su mercado. Una de las herramientas más útiles para lograr esto es la automatización de procesos a través de plataformas que permiten integrar diversas aplicaciones y servicios en línea. Algunos ejemplos de estas plataformas son Make (anteriormente llamada Integromat) o Zapier. En este artículo, explicaremos cómo estas plataformas pueden ayudar a las empresas a ser más eficientes.

¿Qué es Make y Zapier?

Make y Zapier son plataformas de automatización de procesos que permiten a los usuarios integrar de forma sencilla, sin necesidad de desarrollar código, varias aplicaciones y servicios en línea. Lo anterior, para automatizar tareas y procesos repetitivos. Estas plataformas funcionan mediante la creación de "escenarios" que combinan diferentes herramientas en línea para crear flujos de trabajo automatizados. Estos flujos de trabajo se activan cuando se cumplen ciertas condiciones, lo que permite ahorrar tiempo y recursos.

¿Cómo pueden ayudar estas plataformas a las empresas?

• Ahorro de tiempo y recursos

La automatización de procesos puede ayudar a las empresas a ahorrar tiempo y recursos, especialmente en tareas que son repetitivas y consumen mucho tiempo. Por ejemplo, si una empresa recibe muchos correos electrónicos diarios y necesita responder a todos ellos de forma rápida, la automatización de procesos puede ayudar a clasificar y responder automáticamente a correos electrónicos que cumplan con ciertas condiciones. Esto permite al personal enfocarse en tareas más importantes y mejorar la productividad general de la empresa.

• Mejora la calidad y consistencia del trabajo

La automatización de procesos también puede ayudar a mejorar la calidad y consistencia del trabajo. Cuando las tareas son automatizadas, se eliminan los errores humanos que pueden ocurrir al realizar tareas repetitivas. Además, al automatizar procesos, se asegura que se sigan ciertos procedimientos y protocolos, lo cual ayuda a mantener la coherencia y la calidad en el trabajo realizado.

• Mayor integración de aplicaciones

La automatización de procesos también puede ayudar a las empresas a integrar aplicaciones y servicios que utilizan. Al conectar diferentes aplicaciones y servicios en línea, se puede compartir información y datos entre ellos de manera más eficiente, contribuyendo así a la productividad y eficiencia de los flujos de trabajo.

• Permite a los empleados enfocarse en tareas más importantes

Al automatizar procesos repetitivos, los empleados pueden enfocarse en tareas más importantes y estratégicas. Esto permite a los empleados hacer un mejor uso de su tiempo y ser más productivos.

• Análisis de datos más rápido

La automatización de procesos también puede ayudar a las empresas a analizar datos más rápido. Al conectar diferentes aplicaciones y servicios en línea, se pueden recopilar datos de distintas fuentes en tiempo real y analizarlos automáticamente. Esto permite a las empresas tomar decisiones más informadas y estratégicas.

¿Cómo usar estas herramientas para automatizar flujos de firma de documentos?

Una empresa podría crear un flujo automatizado de firma de documentos utilizando la integración de Make con ZapSign. El flujo podría comenzar con la recepción de un formulario web que solicita información del cliente para la suscripción a un servicio o producto. Al conectar el sitio web a ZapSign, es posible extraer automáticamente la información registrada en el formulario para crear automáticamente un documento con los datos del cliente (ej: nombre, correo electrónico, documento de identidad). 

El flujo de trabajo podría luego generar y enviar un correo electrónico personalizado al destinatario con un enlace para firmar electrónicamente el documento utilizando ZapSign. Una vez que el destinatario haya firmado el documento, el flujo de trabajo podría notificar automáticamente a la empresa y al cliente que la firma se ha completado con éxito.

Almacenando en la nube documentos firmados electrónicamente

Otro ejemplo de un flujo de trabajo de firma de documentos utilizando Make es el almacenamiento de los documentos firmados con ZapSign automáticamente en Google Drive, Onedrive o cualquier otra plataforma de almacenamiento en la nube. Conectando Google Drive con ZapSign por medio de Make, podemos definir en qué carpeta de Google se va a guardar el documento, con qué nombre e incluso tener algún condicional con la información del documento (por ejemplo, si el documento fue firmado por todas las personas). 

Visita nuestro canal de YoutTube para ver el tutorial completo de cómo integrar ZapSign con una plataforma en la nube para almacenar los documentos firmados.

Conoce las integraciones disponibles en Make de ZapSign https://www.make.com/en/integrations/zapsign

Conclusión

En resumen, la eficiencia es un factor clave en el éxito de cualquier empresa, y las plataformas de automatización de procesos, como Make y Zapier, son herramientas muy útiles para lograrlo. Estas plataformas permiten a las empresas integrar varias aplicaciones, sin necesidad de tener conocimientos en código, para automatizar tareas y procesos repetitivos, lo que ahorra tiempo y recursos.  Así mismo, estas plataformas y su integración con ZapSign, permiten crear flujos automatizados de firma y almacenamiento de documentos, agilizando y simplificando estos procesos.