Firmas Electrónicas en Colombia

En Colombia, las firmas electrónicas y las firmas digitales se utilizan comúnmente en los negocios y transacciones comerciales. En general, cualquier documento que requiera firma podrá ser firmado con una firma electrónica, ya que, de acuerdo al marco regulatorio de Colombia, las firmas electrónicas pueden reemplazar las firmas manuscritas.

En ZapSign creemos en la utilidad del uso de tecnología en los procesos, por eso ofrecemos nuestro servicio de firma electrónica simple a las empresas para que firmen sus documentos de manera ágil y con validez jurídica.

En ZapSign te ofrecemos la posibilidad de firmar los documentos de tu empresa de manera electrónica con validez jurídica, mediante nuestro servicio de Firma Electrónica Simple.

¿Qué es una firma electrónica simple? 

Según el Decreto 2364 del 2012, una firma electrónica es cualquier mecanismo como códigos, contraseñas, datos biométricos o contraseñas criptográficas que permitan la identificación de un individuo en relación con un mensaje de datos o documento electrónico, siempre que el mecanismo sea confiable y adecuado para los fines para los cuales se está utilizando la firma"  

La firma electrónica simple es un tipo de firma que cumple con los requisitos básicos establecidos por la Ley 527 de 1999, la cual regula el uso del comercio electrónico en el país. Asimismo, la firma electrónica simple es un método que permite a las partes involucradas en una transacción electrónica o la elaboración de documentos electrónicos, expresar su consentimiento y autenticar la información de manera electrónica. La firma electrónica simple es válida hasta que se demuestro lo contrario y a diferencia de las firmas digitales, No debe ser expedida por un tercero.

Para conocer más información sobre la firma electrónica en Colombia, te invitamos a descargar nuestro E-book:

Una firma electrónica se considera confiable siempre que cumpla con estos requisitos:

1. Autenticidad: Los datos de creación de la firma, deben corresponder exclusivamente al firmante y es posible identificar a la persona que está firmando electrónicamente y vincularla al documento que se firma.
   
   

2. Integridad: Es posible detectar cualquier alteración no autorizada del mensaje de datos o documento electrónica, realizada después del momento de la firma

En ZapSign disponemos de diversas herramientas que nos permiten asegurarnos que la persona firmante es quien dice ser, generando de esta forma que nuestro producto de firma cumpla con la característica de autenticidad para poder ser una firma confiable. Garantizamos la autenticidad por medio de herramientas como: geolocalización, registro del IP, códigos únicos (OTPs), reconcimiento facial, entre otros.

Para garantizar la integridad todos los documentos firmados con ZapSign se generan con un código Hash el cual permite asegurar que el documento no ha sido adulterado.

Dado que de acuerdo al marco regulatorio de Colombia, la firma electrónica es equivalente a la firma manuscrita, y tiene la misma fuerza jurídica y probatoria que ésta, son varios los documentos que pueden ser firmados con ZapSign. A continuación te presentamos algunos ejemplos:

• Contrato de prestación de servicios
• Contratos comerciales
• Contrato de suministro
• Contratos y ofertas laborales
• Acuerdo de confidencialidad
• Formularios de solicitud/afiliación a producto o servicio
• Contrato de suscripción
• Contrato de arrendamiento
• Contrato de promesa de compraventa

• Ley 527 de 1999, Ley de Comercio Electrónico, que regula el comercio electrónico y sienta las bases para la existencia y exigibilidad de las firmas digitales.
• Decreto 2364 de 2012 que diferencia entre firma electrónica y firma digital como tipo específico de firma electrónica.

En respuesta a la pandemia COVID-19, Colombia ha implementado los siguientes Decretos que sirven para autorizar el uso de firmas electrónicas para jueces y administradores autoridades:

1. El Decreto 490 de 2020 permite a las autoridades administrativas utilizar firmas electrónicas así como firmas escritas a mano, digitalizadas y escaneadas para firmar decisiones y otros documentos.
2. El Decreto 806 de 2020 permite que se utilicen firmas electrónicas para presentar documentos durante procedimientos y dicta que, durante los procesos judiciales, los jueces utilizarán los medios digitales disponibles para evitar trámites innecesarios (por ejemplo, firmas manuscritas).
3. Decisiones del Consejo Superior de la Judicatura que instruyen a los jueces a utilizar y permitir el uso de firmas electrónicas.

Nota: ZapSign no puede proporcionar asesoría legal. Sugerimos consultar a un abogado con respecto a sus cuestiones legales.