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¿Hay validez jurídica en la firma electrónica?

La firma electrónica posee validez jurídica, pero la regulación depende de cada país. La información de esta página está destinada a ayudar a los usuarios a comprender el marco legal de las firmas electrónicas.

Nota legal: ZapSign no puede proporcionar asesoría legal. Debe consultar a un abogado con respecto a su cuestiones legales. Las leyes y regulaciones cambian con frecuencia y es posible que esta información no esté actualizada o no sea precisa.

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Firmas Electrónicas en Argentina

Legislación

La legislación Argentina distingue entre firmas electrónicas y digitales rigiéndose por la siguientes leyes y regulaciones:

  1. Ley de Firma Digital; La Ley 25.506, modificada por la Ley 27.446 de 2016, que regula el uso y legal de la firma electrónica y la firma digital en Argentina. El Decreto 182/2019 regula en detalle la Ley 25.506;
  2. Código Civil y Comercial argentino; El artículo 288 del Código Civil y Comercial argentino reconoce la validez de las firmas digitales insertadas en instrumentos digitales.

Requisitos

La ley argentina no especifica ningún requisito particular para las firmas electrónicas.

La firma electrónica, se logra no mediante un certificado, sino a través de un proceso que, de acuerdo con lo establecido en la Ley 25.506, tiene validez legal siempre y cuando se constate:

  • La identidad del firmante.
  • Su voluntad a la hora de firmar el documento.
  • La inalterabilidad del documento una vez firmado.

Casos de uso

Los procesos de firma electrónica que cumplen estos tres requisitos pueden ser utilizados con plena validez jurídica en cualquier escenario que requiera la firma de documentación de manera remota o presencial. Algunos ejemplos son:

  • Firma de documentación laboral en el área de recursos humanos.
  • Firma de certificaciones en ambientes gubernamentales, como leyes, dictámenes, o resoluciones, entre otros.
  • Firma de licitaciones públicas o privadas.
  • Firma de documentación para la emisión de pólizas o certificaciones de siniestros en compañías de seguros.
  • Firma presencial por tablet para la apertura de nuevas cuentas en bancos.
  • Firma de remitos, órdenes de entrega y recepción en el área logística.

Transacciones con entidades del sector público

En Argentina, las agencias gubernamentales no aceptan firmas electrónicas. El uso de firmas digitales dentro de las agencias gubernamentales es limitado y depende de la agencia y del tipo de presentación. Por ejemplo, las autoridades fiscales federales, las universidades públicas y algunas agencias gubernamentales permiten la firma digital. Para enviar documentos firmados digitalmente, la agencia gubernamental debe haber celebrado previamente un acuerdo con un certificador autorizado.

Sin perjuicio de que el Código Civil y Comercial argentino permite la libertad de elección en cuanto a cómo se ejecuta un instrumento legal en particular, existen ciertas excepciones establecidas en la Sección 1017. La sección enumera que los siguientes documentos sólo pueden ser ejecutados mediante escritura pública:

  1. Acuerdos de compraventa de bienes inmuebles (incluidas sus modificaciones);
  2. Cualquier otro contrato que involucre créditos litigiosos inmobiliarios;
  3. Cualquier otro contrato accesorio a escritura pública;
  4. Cualquier otro contrato que deba formalizarse mediante escritura pública de acuerdo con una ley específica.

Además, los documentos que necesitan ser notariados generalmente se firman con una firma tradicional “húmeda”.

Aunque ciertas jurisdicciones dentro de Argentina han implementado regulaciones que permiten a los notarios públicos firmar digitalmente ciertos documentos, esto rara vez se hace.

Firmas Electrónicas en Chile

Legislación

La firma electrónica está regulada en Chile por la siguientes leyes y regulaciones:

  • Ley N°19.799 de 2002, sobre documentos electrónicos, firma electrónica y los servicios de certificación de dicha firma.
  • Decreto Supremo N° 181 de 2002. Aprueba el Reglamento de la Ley 19.799 sobre documentos electrónicos, Firma Electrónica y la Certificación de dicha firma. Última versión en 2014.
  • Decreto N° 24 de 2019. Aprueba Norma Técnica para la prestación del servicio de certificación de Firma Electrónica Avanzada.
  • Decreto Supremo N° 14 de 2014. Modifica Decreto N° 181 de 2002, que aprueba Reglamento de Ley N° 19.799, sobre documentos electrónicos, firma electrónica y la certificación de dicha firma.
  • Decreto Supremo N° 154 de 2012. Modifica Decreto N° 181 de 2002, que aprueba Reglamento de Ley N° 19.799, sobre documentos electrónicos, firma electrónica y la certificación de dicha firma.
  • Ley N° 20.217 de 2007. Modifica el Código de Procedimiento Civil y la Ley Nº 19.799 sobre documentos electrónicos, firma electrónica y los servicios de certificación de dicha firma.
  • Decreto Supremo N° 83 de 2005. Aprueba norma técnica para los órganos de la administración del estado sobre seguridad y confidencialidad de los documentos electrónicos.

Tipos de firmas electrónicas en Chile

En Chile se distinguen dos tipos de firmas electrónicas, requeridas según la naturaleza de los documentos que se firmen, el valor probatorio de los mismos y la seguridad empleada, tanto en su creación, como la que otorga su utilización.

Firma Electrónica Simple (FES)

Firma Electrónica Simple (FES) es aquella que permite al receptor de un documento electrónico identificar al menos formalmente a su autor y puede ser usada en la emisión de diversos documentos. Usos comunes incluyen poderes simples, acuerdos o contratos consensuales.

ZapSign es una firma electrónica simple bajo la ley chilena.

Firma Electrónica Avanzada (FEA)

Firma Electrónica Avanzada (FEA) es aquella certificada por un proveedor acreditado, que permite asegurar la integridad del documento electrónico que ha sido firmado, la identificación de quien lo firmó, impidiendo que éste desconozca haberlo emitido y permitiendo detectar cualquier modificación al documento.

¿Cuáles documentos requieren de firma electrónica simple y cuáles avanzada en Chile?

El uso de la Firma Electrónica Simple se destina a los documentos electrónicos que no constituyan “instrumento público”. Por ejemplo, para todos aquellos documentos intercambiados al interior de un servicio público, o para todas aquellas comunicaciones enviadas a ciudadanos, que no sean instrumentos públicos. Mayormente es utilizado para autenticarse en el SII y al facturar.

El uso de la Firma Electrónica Avanzada es obligatorio sólo para aquellos documentos que revistan la naturaleza de instrumento público o que se desea produzcan los efectos jurídicos de estos. Por ejemplo, actos administrativos formalizados por medio de documentos electrónicos y que consten en decretos o resoluciones, en acuerdos de órganos colegiados, así como la celebración de contratos, la emisión de cualquier otro documento que exprese la voluntad de un órgano o servicio público de la Administración del Estado en ejercicio de sus potestades legales. Mayormente, se utilizan para firmar documentos que tengan efectos con terceras personas o para creación de empresa en un día.

Firmas Electrónicas en Colombia

Legislación

En Colombia, las firmas electrónicas y las firmas digitales basadas en certificados se utilizan comúnmente en los negocios y comercio. En general, cualquier documento que requiera firma podrá ser firmado con una firma electrónica.

En el pasado, las firmas electrónicas no se utilizaban con frecuencia ante las autoridades judiciales o gubernamentales. Sin embargo, esto ha cambiado debido a los recientes eventos globales y los jueces y administradores ahora utilizan y aceptan firmas electrónicas con regularidad.

Las leyes que rigen las firmas electrónicas y digitales en Colombia incluyen:

  • Ley 527 de 1999 que regula el comercio electrónico y sienta las bases para la existencia y exigibilidad de las firmas digitales.
  • Decreto 2364 de 2012 que diferencia entre firma electrónica y firma digital como tipo específico de firma electrónica.

Requisitos

Según el Decreto 2364, una firma electrónica (e-signature) es cualquier mecanismo como códigos, contraseñas, datos biométricos o contraseñas criptográficas que permitan la identificación de un individuo en relación con un mensaje de datos, siempre que el mecanismo sea confiable y adecuado para los fines de que se está utilizando la firma. El Decreto 2364 establece que cuando se requiere una firma, una firma electrónica puede usarse si es confiable y apropiada para los propósitos del mensaje. Una firma electrónica se considera confiable si:

  • Los datos utilizados para la creación de la firma son propiedad exclusiva del firmante;
  • Es posible detectar cualquier modificación no autorizada del mensaje de datos después del mensaje de datos fue firmado.

Medida temporal en respuesta al COVID-19

En respuesta a la pandemia COVID-19, Colombia ha implementado los siguientes Decretos relacionados decisiones que sirven para autorizar el uso de firmas electrónicas para jueces y administradores autoridades:

  1. El Decreto 490 de 2020 permite a las autoridades administrativas utilizar firmas electrónicas así como firmas escritas a mano, digitalizadas y escaneadas para firmar decisiones y otros documentos.
  2. El Decreto 806 de 2020 permite que se utilicen firmas electrónicas para presentar documentos durante procedimientos y dicta que, durante los procesos judiciales, los jueces utilizarán los medios digitales disponibles para evitar trámites innecesarios (por ejemplo, firmas manuscritas).
  3. Decisiones del Consejo Superior de la Judicatura que instruyen a los jueces a utilizar y permitir el uso de firmas electrónicas

Consideraciones Especiales

La regla general es que cualquier documento que se pueda firmar a mano también se puede firmar electrónicamente.

Sin embargo, en la práctica, determinadas entidades y autoridades, como los notarios, no han implementado los mecanismos técnicos necesarios para utilizar firmas electrónicas.

Transacciones con entidades del sector público

No existen requisitos o restricciones especiales para el uso de firmas electrónicas con el gobierno en Colombia, no es una práctica común que las entidades gubernamentales utilicen firmas electrónicas.

Por razones burocráticas, las entidades gubernamentales pueden requerir que los documentos estén firmados con una firma manuscrita.

Firmas Electrónicas en México

Legislación

México no tiene una ley uniforme sobre firmas o registros electrónicos. Sin embargo, las leyes clave que rigen el uso y la aplicabilidad de las firmas electrónicas y el comercio son:

  • El Código Civil Federal
  • El Código Federal de Comercio

La ley mexicana distingue entre firmas electrónicas y firmas electrónicas avanzadas. Como un principio general, una firma electrónica aplicada a un documento entre particulares es igualmente exigible como firma manuscrita.

ZapSign es una firma electrónica simple bajo la ley mexicana.

Requisitos

De acuerdo con las leyes aplicables, una firma electrónica es “cualquier dato electrónico incluido dentro de un mensaje de datos, o adjunto o asociado lógicamente con el mismo a través de cualquier tecnología, que es utilizado para identificar al firmante con respecto al mensaje de datos, y para indicar que el firmante aprueba el información contenida en el mensaje de datos”. La firma electrónica produce los mismos efectos legales como firma manuscrita, siendo admisible como prueba en juicio.

Para efectos de la definición anterior un mensaje de datos es la información generada, enviada, recibida o archivada a través de medios ópticos, electrónicos o mediante cualquier otra tecnología. En México, el mensaje de datos que contiene la firma electrónica debe cumplir con los siguientes requisitos para ser ejecutable:

  • Debe conservarse en su versión original;
  • Debe conservarse íntegramente y mantenerse disponible para consultas posteriores; y
  • Las firmas electrónicas contenidas en el mensaje de datos deberán ser atribuibles a sus firmantes