La organización de documentos es un proceso clave para el buen funcionamiento de cualquier empresa, estudio u organización. A medida que aumentan los flujos de información —tanto en el ámbito físico como en el digital—, también crece la necesidad de establecer criterios técnicos para la clasificación y el almacenamiento de esos archivos. Es en este punto donde la eleccif3n de los tipos de carpetas se vuelve estratégica.
Una carpeta no es solo un contenedor físico o un directorio digital. Representa una estructura funcional que determina cómo se accede, conserva, protege y comparte la información a lo largo del tiempo. En tiempos de LGPD (Ley General de Protección de Datos de Brasil), auditorías constantes y transformación digital acelerada, descuidar este aspecto puede resultar en pérdida de productividad, riesgos legales y aumento de costos operativos.
La importancia de la estandarización también se conecta con la transparencia y la capacidad de rastreo. Cuando la documentación esté correctamente organizada desde el origen —ya sea una carpeta física tipo acordeón o un directorio digital en la nube—, los procesos fluyen mejor, los errores disminuyen y los costos por retrabajo se reducen. Y la digitalización segura refuerza este escenario, como explicamos en este artículo.
Las carpetas físicas siguen estándares específicos de almacenamiento, clasificación y acceso. A continuación, destacamos los modelos más comunes, sus aplicaciones prácticas y recomendaciones de uso.
Ideal para organizar varios documentos separados por pestañas. Cuenta con divisiones internas que facilitan el archivo por tema, fecha o categoría. Muy utilizada por profesionales autónomos y áreas que gestionan múltiples proyectos simultáneos, como legal y fiscal.
Recomendación de uso: almacenar facturas, contratos de clientes, comprobantes mensuales y documentos de viajes. La estructura acordeón evita que los papeles se mezclen o se extravíen, siendo ideal para flujos continuos de archivo. En procesos de firma en papel, es común que los documentos firmados manualmente se guarden aún antes de su digitalización. Para entender por qué esto puede evitarse, consulta cómo funciona la firma digital.
Con divisiones plásticas y espacios para etiquetas, la carpeta catálogo es eficiente para archivos de consulta rápida. Tiene amplia aplicación en ambientes corporativos donde es necesario mantener material de referencia accesible.
Recomendación de uso: fichas de registro, currículos, catálogos de productos y procedimientos operativos. La estandarización de las divisiones es fácil para auditorías, pues permite acceder rápidamente a documentos separados por tema. Empresas que aún no utilizan un proceso digital estandarizado para la exhibición y distribución de archivos impresos suelen usar esta carpeta como base física de consulta.
Muy utilizada para documentos que no pueden perforarse, ya que mantiene las hojas sujetas sin dañarlas. El broche central permite un archivado secuencial.
Recomendación de uso: expedientes de empleados, procesos judiciales, historiales académicos o contratos firmados. Como estos documentos requieren autenticación o verificación de páginas, mantener la secuencia física correcta es vital. En entornos que adoptan firma electrónica con validez jurídica, este tipo de carpeta tiende a utilizarse menos, contribuyendo a la reducción de papel.
Diseñada para usarse en archivos deslizantes o cajones verticales, permite la rápida localización y extracción de documentos. Utiliza varillas metálicas para mantener la estabilidad.
Recomendación de uso: fichas de clientes, cuentas por pagar y por cobrar, protocolos y registros internos. Ofrece practicidad para el manejo y organización frecuente, especialmente cuando hay actualizaciones constantes de archivos físicos. Cuando se migra al entorno digital, estos documentos suelen convertirse a PDF siguiendo normas como las del Decreto nba 10.278/2020.
Modelo sencillo, en formato de sobre con apertura lateral, que protege el contenido del polvo y el manipuleo excesivo. Es económica y muy común en las rutinas de oficina.
Recomendación de uso: presentaciones, propuestas comerciales, comunicados internos y oficios. Indicada para documentos temporales que no requieren custodia por largos periodos. Para documentos que se almacenarán digitalmente, lo ideal es usar digitalización con valor jurídico e incluir metadatos para rastreo.
Similar a la carpeta L, pero con un sistema de cierre que ofrece mayor seguridad en el transporte y custodia de documentos sueltos.
Recomendación de uso: contratos, certificaciones, propuestas firmadas y documentos que necesitan circular entre departamentos. Ideal para empresas que aún mantienen procesos híbridos y deben garantizar que los papeles no se pierdan o extravíen.
Ofrece excelente capacidad de almacenamiento y es ideal para archivos fijos y periféricos. El mecanismo de palanca facilita la inserción y extracción de hojas.
Recomendación de uso: contabilidad, carpetas de clientes, actas de reuniones y procesos administrativos. Muy usada en archivos permanentes. Las empresas que usan modelos de contratos digitales tienden a reducir significativamente la cantidad de documentos físicos almacenados en este formato.
No es una carpeta, sino un sistema de cajas usado para guardar carpetas antiguas y documentos inactivos. Es esencial para cualquier estructura que deba cumplir plazos legales de retención documental.
Recomendación de uso: documentos fiscales, historiales clínicos, procesos finalizados y registros con plazo de retención definido. Con el uso de sello de tiempo en documentos digitales, la transición al almacenamiento electrónico se vuelve aún más segura.
Con la digitalización de los procesos, la correcta estructuración de las carpetas digitales pasa a formar parte de la gobernanza documental. Más que una organización estética, se trata de una necesidad operativa que garantiza trazabilidad, seguridad y productividad. La automatización y la adopción de la firma digital en PDF son caminos eficaces para ello.
Dividir las carpetas digitales por sector (finanzas, legal, RR. HH., marketing, etc.) es una de las prácticas más eficientes. Facilita la delegación de accesos y permite que cada equipo organice sus archivos con autonomía.
Buenas prácticas:
FIN_Contratos_2024.Muy común en contabilidad, este modelo prioriza la cronología de los registros, facilitando consultas y auditorías. Permite archivar por fechas y aporta consistencia en el tiempo.
Buenas prácticas:
En empresas que trabajan con múltiples clientes o proyectos simultáneos, este formato garantiza que toda la documentación relevante quede agrupada en un mismo lugar.
Buenas prácticas:
Modelo complementario a los anteriores, agrupa archivos según su naturaleza: contratos, presentaciones, certificaciones, informes, etc.
Buenas prácticas:
Soluciones como Google Drive, Microsoft SharePoint y Dropbox Business permiten automatizar la creación y organización de carpetas a partir de plantillas, optimizando el trabajo en equipo y la seguridad de la información.
Buenas prácticas:
La elección entre los distintos tipos de carpetas —físicas o digitales— depende del volumen de documentos, la frecuencia de uso, el nivel de confidencialidad y los flujos internos de tu organización. Lo importante es que, independientemente del modelo, exista un estándar claro, un responsable de su mantenimiento y una tecnología que complemente la organización con seguridad y agilidad.
Si tu empresa aún enfrenta desafíos con archivos dispersos, contratos impresos y desorganización digital, vale la pena repensar los procesos e invertir en soluciones integrales como ZapSign. La gestión documental es un activo estratégico que protege datos, garantiza eficiencia y mejora el desempleo de toda la operación. Por lo tanto, sigue con nosotros y haz clic aquí para ver cómo nuestra plataforma beneficia la organización de tus documentos electrónicos.